Det första och allra viktigaste är att börja i rätt ände – genom att bestämma sig för vad man vill åstadkomma med eventet!

Nyckeln till framgång är att formulera en tydlig målbild och ett övergripande budskap för konferensen, kickoffen, medarbetardagen eller kundseminariet. ”Ni menar tema?” Ja, och nej! Det räcker tyvärr inte att komma på ett tema för eventet – då är risken stor att människor kommer ihåg fel saker. Man kan till exempel ställa till med en maskerad på 70-talstema och ha hur trevligt som helst tillsammans, men om det inte är 70-talet som är budskapet är det ju inte mycket värt att medarbetarna minns chefens platåskor eller personaldirektörens utsvängda brallor eller att discjockeyn spelade Sweet, Barry White och Nationalteatern efter middagen. Om du däremot får ihop det hela så att temat, och de bilder som temat för med sig, bidrar till att förstärka det valda budskapet, då är du på rätt väg.

Det finns förstås en massa olika teorier och modeller för hur man arbetar med målstyrning, men det behöver faktiskt inte vara så himla avancerat. Det räcker i princip att du svarar på tre huvudfrågor:

1) Känna?

2) Kunna?

3) Göra?

Vilken ”känsla” ska eventet ge deltagarna? Vilken ”kunskap” ska deltagarna ta med sig från eventet? Och vilka ”handlingar” ska eventet leda till hos deltagarna? Om du kan svara på dessa tre frågor, så har du en fantastiskt bra plattform för att skapa ett minnesvärt och fungerande event. Det är för övrigt inte ens säkert att själva eventet måste ge svar på alla frågorna. Det är lätt att vilja för mycket, och eventet kanske enbart ska användas för att skapa positiva känslor. Kunskapsdelen och de faktiska handlingarna kanske ska hanteras vid ett senare tillfälle.

Det är som sagt viktigt att du sätter tydliga kommunikativa mål för eventet. Och sätt dem på ett sådant sätt så att de verkligen går att mäta och utvärdera. Ibland krävs förundersökningar, för att få en referens att utgå ifrån. Om du till exempel vill att ditt event ska ge medarbetarna eller kunderna en känsla av stark framtidstro, så måste du veta hur stark den tron är före eventets genomförande. Om du vill att kunskapen om ett visst ämne ska stiga med xx procent, så måste du förstås veta var kunskapsnivån ligger i grunden. Och om du vill att säljarna ska öka antalet säljbesök per vecka med yy procent så måste du veta hur många säljbesök de gör i dagsläget.